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Dispositions relatives au CoronavirusMise à jour 25/05

Depuis le 16 mars, Sciences Po Bordeaux a activé son Plan de continuité d’activité et fermé ses locaux, jusqu’au 11 mai 2020. L’activité de l’établissement s’est poursuivie à distance durant toute cette période.

Sciences Po Bordeaux organise le retour progressif de ses services au sein de l’établissement. Le plan de reprise des activités sur site (PRAS) est élaboré avec le souci premier de préserver la santé des personnels et des étudiants, en tenant compte des consignes sanitaires émises au plan national. De fait ce plan fait l’objet d’un suivi et d’une adaptation en continu.

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PRAS

Principes généraux

Les principes de base applicables au terme de la période de confinement et jusqu’à nouvel ordre sont les suivants :

  • La dynamique favorable invite désormais à assouplir les conditions de retour dans les locaux et à faciliter la reprise d’activité sur site, pour l’ensemble des services ainsi que pour les enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et personnels assimilés.

  • Les chefs de service pourront définir de manière plus souple les modalités d’organisation de leurs équipes, et faciliter le retour sur site des personnels. Au plus près des agents, ils pourront identifier, au cas par cas, les solutions adaptées aux missions, à la situation individuelle et aux conditions de travail de chacune et chacun, tout en veillant à ce qu’ils ne restent pas durablement éloignés de leur cadre de travail habituel.

  • Le travail à distance peut être temporairement maintenu, totalement ou partiellement, notamment pour répondre aux contraintes éventuelles de certains personnels (personnes vulnérables ou soumises à des problématiques de garde d’enfants notamment). La généralisation du travail à distance, imposée par la crise sanitaire, s’est faite dans des conditions exceptionnelles. Cette expérience devra faire l’objet d’une analyse spécifique afin de consolider le cadre du télétravail proprement dit, déjà mis en place à Sciences Po Bordeaux, en portant une attention particulière à son impact en termes de qualité de vie au travail. De ce point de vue, le retour à des situations de télétravail cadré, selon les principes élaborés collectivement, doit être privilégié.

  • Le travail à distance permanent et contraint, rendu nécessaire durant le confinement et dans les premiers temps de la sortie du confinement, n’a pas vocation à perdurer. Les agents doivent pouvoir retrouver leur situation de travail normal, en présentiel et/ou en télétravail, mais dans le cadre défini dans le protocole sur le télétravail.

  • La présence simultanée dans les locaux ne doit pas remettre en cause la distanciation physique, qui reste durablement nécessaire. En tant que de besoin, des aménagements des postes de travail, en lien avec le service maintenance, peuvent aussi être réalisés afin de garantir la protection des agents. En l’absence de solution d’aménagement, des rotations d’équipes et/ou des horaires de présence décalés peuvent être maintenus s’ils s’avèrent nécessaires pour limiter la proximité physique sur le lieu de travail.

  • L’impact de la reprise d’activité sur le nettoyage des locaux doit être pris en compte, dans un contexte où les mesures sanitaires rallongent la durée des opérations de ménage. Il s’agira donc de veiller à rationaliser autant que possible l’utilisation des locaux pour limiter aux seuls locaux occupés la mobilisation des équipes logistiques déjà fortement sollicitées.

  • À ce stade, sauf besoins spécifiques liés à l’accès ponctuel à certains services (documentation notamment), les étudiant·e·s, hors formation continue, n’ont pas vocation à retourner à l’Institut.

  • Les flux entrants et sortants et les circulations internes au bâtiment restent contrôlés (entrée et sortie uniquement par l’accueil / renseignement d’un registre de présence).

  • Les recommandations et mesures sanitaires (distanciation sociale, gestes barrières, port d’équipement de protection individuelle, comportements en cas de symptômes, etc.) seront affichées et portées à la connaissance du public.

  • Du matériel de protection (gel hydro-alcoolique, lingettes nettoyantes, masques, etc.) est à disposition auprès de l'accueil ou, pour des besoins spécifiques et sous couvert des chefs de service, auprès des services maintenance et entretien.

  • Le nettoyage régulier des locaux est assuré par l’équipe d’entretien. Les protocoles d’entretien seront établis conformément à l’avis du 24/04/2020 du HSCP [chap. 12 et 17 notamment].

Modalités d’accès au bâtiment

  • L’accès aux locaux de l’établissement reste contrôlé. Dans tous les cas, il conviendra de veiller à limiter les interactions prolongées entre les personnes.
  • Pour mémoire, les activités pédagogiques en présentiel restent suspendues jusqu’à nouvel ordre.
  • La reprise des déplacements des personnels et des missions sera fonction des instructions gouvernementales et soumise dans tous les cas à l’autorisation de la direction.
  • Les dispositifs de communication à distance doivent être privilégiés s’ils permettent d’éviter des déplacements dispensables.

Périmètre de mise en œuvre

Le Plan de reprise d’activité sur site est applicable à l’ensemble des personnels et usagers de Sciences Po Bordeaux, ainsi qu’à toutes les structures hébergées : UMR CNRS CED et LAM, IFAID, IDAF, Forum Urbain, Chaires (D&A, TRENT), Aquimob, CASS, Middlebury, CROUS, etc.

Étudiants

Les étudiants ne seront pas autorisés à revenir à Sciences Po Bordeaux jusqu’à la rentrée universitaire de septembre 2020.

Cette mesure est applicable également dans le cadre des examens et des inscriptions qui devront être réalisés dans toute la mesure du possible en ligne et à distance.

Les seules exceptions à ce principe sont :

  • Les étudiants ayant l’obligation de récupérer une pièce administrative auprès d’un service de l’établissement, uniquement si cette pièce ne peut lui être adressée de manière dématérialisée. Toute sollicitation en ce sens devra se faire à distance et sur rendez-vous préalable : la récupération du document sollicité s’opérera dans un espace défini et selon un protocole sécurisé.
  • Les étudiants autorisés à emprunter des ouvrages, du matériel informatique, ou tout autre équipement permettant de favoriser les conditions d’études. Toute sollicitation en ce sens devra se faire à distance et sur rendez-vous préalable : la récupération du document/matériel sollicité s’opérera selon un protocole sécurisé. 

  • Les étudiants devant rendre des ouvrages ou du matériel avant leur départ de l’établissement. Un protocole spécifique de dépôt limitant les contacts et incluant une mise en quarantaine des ouvrages/matériels ainsi récupérés, sera mis en œuvre avec les services concernés (Bibliothèque et DSI).

  • Le cas échéant, les étudiants exceptionnellement convoqués par la direction pour toute question pédagogique ou disciplinaire urgente. 

  • Les étudiants isolés et logés en cité universitaire (en capacité de l’attester) : afin de permettre à ces étudiants de bénéficier d’un cadre d’étude plus confortable et conforme aux normes de distanciation, l’accès à un espace d’étude est en cours de réflexion.

Pour le cas particulier de la formation continue (IEP et IFAID), la reprise des activités est autorisée.

La reprise d’activités de formation continue fait l’objet d’une évaluation de la situation sanitaire générale et sous réserve du respect des recommandations et mesures sanitaires.

Les doctorants sont autorisés à reprendre leurs activités dans les locaux après autorisation de la direction de l’établissement.
Les UMR veilleront à ce que les bureaux affectés aux doctorants soient utilisés de façon conforme aux normes de distanciation et imposeront en tant que de besoin une présence par roulement à cette fin. Les demandes d’accès aux ressources documentaires seront adressées au service de documentation qui les traitera selon un protocole adapté.

Enseignants, chercheurs (y.c. ATER et post-doctorants)

Les enseignants et chercheurs peuvent accéder au bâtiment en tant que de besoin. L’accès aux locaux reste conditionné à la mise en œuvre des recommandations et mesures sanitaires en vigueur. Les demandes d’accès aux ressources documentaires seront adressées au service de documentation qui les traitera selon un protocole adapté.

Les personnels exerçant sur site devront prendre en charge leur restauration. Le CROUS n’assurera aucune restauration sur place ou à emporter. Les DAB seront également hors-service. Les espaces de convivialité (atrium, salle de restauration des personnels, etc.) ne pourront être utilisés que dans le strict respect des gestes barrières et des règles de distanciation, afin de réchauffer des plats ou de préparer des boissons chaudes. Il appartiendra à chaque agent à cette fin d’assurer les mesures barrières et de désinfection concernant les ustensiles et appareils utilisés. En cas de nécessité, la salle à manger de la cafétéria pourra être mise à disposition pour faciliter la distanciation physique.

Personnels BIATSS

Les chefs de service définissent les modalités d’organisation de leurs équipes, en facilitant le retour sur site des personnels. Au plus près des agents, ils identifient, au cas par cas, les solutions adaptées aux missions, à la situation individuelle et aux conditions de travail de chacune et chacun, tout en veillant à ce qu’ils ne restent pas durablement éloignés de leur cadre de travail habituel.

Le travail à distance peut être temporairement maintenu, totalement ou partiellement, notamment pour répondre aux contraintes éventuelles de certains personnels (personnes vulnérables ou soumises à des problématiques de garde d’enfants notamment). La généralisation du travail à distance, imposée par la crise sanitaire, s’est faite dans des conditions exceptionnelles. Cette expérience devra faire l’objet d’une analyse spécifique afin de consolider le cadre du télétravail proprement dit, déjà mis en place à Sciences Po Bordeaux, en portant une attention particulière à son impact en termes de qualité de vie au travail. De ce point de vue, le retour à des situations de télétravail cadré, selon les principes élaborés collectivement, doit être privilégié.

Le travail à distance permanent et contraint, rendu nécessaire durant le confinement et dans les premiers temps de la sortie du confinement, n’a pas vocation à perdurer. Dès que les conditions le permettent, les agents doivent pouvoir retrouver leur situation de travail normal, en présentiel et/ou en télétravail, mais dans le cadre défini de l’accord sur le télétravail.

Les chefs de service s’attacheront, avec l’appui du service patrimoine, à mettre en place les mesures permettant de favoriser la distanciation sociale dans les bureaux (distance minimum d’un mètre entre les agents) et d’adapter l’activité et l’environnement de travail en tant que de besoin afin de préserver la santé et la sécurité des agents.

En cas de doute sur la vulnérabilité ou l’état de santé physique/mentale d’un agent, les chefs de service en aviseront sans délais le service RH afin de recueillir l’avis du médecin de prévention.

Les situations de travail à distance feront l’objet d’une évaluation régulière visant à améliorer pour les agents concernés le confort et l’organisation du travail à distance.

Les personnels exerçant sur site devront prendre en charge leur restauration. Le CROUS n’assurera aucune restauration sur place ou à emporter. Les DAB seront également hors-service. Les espaces de convivialité (atrium, salle de restauration des personnels, etc.) ne pourront être utilisés que dans le strict respect des gestes barrières et des règles de distanciation, afin de réchauffer des plats ou de préparer des boissons chaudes. Il appartiendra à chaque agent à cette fin d’assurer les mesures barrières et de désinfection concernant les ustensiles et appareils utilisés. En cas de nécessité, la salle à manger de la cafétéria pourra être mise à disposition pour faciliter la distanciation physique.

Autres usagers et entreprises extérieures

Le bâtiment sera interdit d’accès à tout public occasionnel. Aucune conférence, colloque, manifestation sportive ou événement culturel ne sera en principe autorisé au sein de l’établissement jusqu’en septembre 2020. La mise à disposition de locaux sera possible, après évaluation et sur demande, pour l’organisation d’épreuves de concours

Les entreprises extérieures devant à nouveau intervenir dans les bâtiments ou sur les campus du fait de la réouverture de Sciences Po Bordeaux devront adapter leurs procédures de manière à préserver la santé de leurs salariés mais également des personnels de l’établissement (chantiers, nettoyage des locaux, livraisons de consommables, maintenance technique, etc.).

Les plans de prévention encadrant la co-activité préciseront les consignes de sécurité. Le PCSI sera informé préalablement à toute intervention dans les locaux techniques de l’établissement (machineries ascenseur, chaufferies, etc.) et pourra contrôler le respect des mesures sanitaires

Phasage du plan de reprise d'activité sur site

Ce phasage sera évalué périodiquement et sujet à ajustements en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Phase 1A

Phase 1B

Phase 2

Phase 3

Semaine 20 : du 11/05 au 15/05

Semaine 21 et semaine 22 : du 18/05 au 31/05

Semaine 23 à semaine 30 : du 02/06 au 24/07

À compter de la semaine 34 : 17/08

La présence sera limitée, sauf exception dûment autorisée, aux services techniques, pour l’entretien, le nettoyage du bâtiment, la préparation des EPI, et la remise en service des équipements.

 

La journée du JE 14/05, le bâtiment sera ouvert aux services, de 09.00 à 17.00, sous conditions et sous réserve de nécessité de service, afin de faciliter la poursuite des activités à distance et/ou de préparer la reprise de certaines activités sur site.

Ouverture partielle du bâtiment sur la plage journalière et horaire suivante :

 

LU-MA-ME de 09.00 à 17.00.

 

Accès aux personnels, sous conditions et sous réserve de nécessité de service, afin de faciliter la poursuite des activités à distance et/ou de préparer la reprise de certaines activités sur site.

 

Le télétravail doit être privilégié.

Les équipes techniques interviennent sur l’ensemble des jours ouvrés.

Ouverture du bâtiment sur la plage horaire suivante :

 

02/06 - 26/06 | LU à VE de 08.00 à 18.00

29/06 - 24/07 | LU à VE de 07.30 à 18.30

 

[MAJ] Accès autorisé aux personnels, sous réserve de l’observation des règles de sécurité, afin de faciliter la reprise des activités sur site. Le travail à distance peut être exceptionnellement maintenu en cas de nécessité. Le télétravail s’opère dans le cadre du protocole habituel.

Les activités de formation continue peuvent reprendre, sous réserve d’évaluation et d’autorisation préalables.

 

Les équipes techniques interviennent sur l’ensemble des jours ouvrés.

Réouverture administrative de Sciences Po Bordeaux.

 

Les conditions dans lesquelles se fera cette réouverture s’appuieront sur les orientations fixées durant l’été par le Gouvernement et feront l’objet d’une communication dédiée le moment venu.

 

La phase 2 définie précédemment sera mise à profit pour préparer la phase 3 pour l’ensemble des activités de l’établissement au fil des précisions apportées par le MESRI notamment.

Organisation des flux et accès aux locaux

  • L’accès au bâtiment est contrôlé dès la reprise de l’activité. Les accès secondaires sont fermés en laissant praticables les issues de secours, facilitant ainsi le contrôle de l’accès au bâtiment et le nettoyage régulier des surfaces et poignées de portes.
  • L’accès au bâtiment se fera uniquement par l’entrée principale, en se signalant à l’accueil lors des entrées et sorties.
  • Les autres issues seront tenues fermées et verrouillées [le verrouillage des portes n’interdit pas leur utilisation en cas d’évacuation en urgence – barre anti-panique].
  • Les salles et locaux techniques ou sanitaires non utilisés seront tenus verrouillés.
  • Aucune installation ne pourra être mise à la disposition d’un tiers sans autorisation de la direction

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Entretien des locaux

Les prestations de nettoyage seront adaptées en amont et lors de la reprise de l’activité afin de permettre le retour des personnels dans un environnement conforme aux standards d’hygiène requis par la situation sanitaire. Les protocoles ont été établis par le service d’entretien sur la base des recommandations du Haut Conseil de Santé Publique, dans son avis rendu le 24/04/2020 (cf. point 3).

L’équipe d’entretien interviendra en amont de la reprise d’activité sur site pour procéder à un nettoyage général du bâtiment. Elle sera présente au quotidien, au moins une heure avant l’ouverture aux services afin de réaliser les opérations de nettoyage préalable des surfaces et points de contacts. Elle sera destinataire des prévisions de présence des agents transmises par les chefs de services afin de renforcer le nettoyage récurrent des locaux occupés. Du matériel d’hygiène (gants, masques, lingettes nettoyantes…) sera mis à disposition en fonction des activités et besoins des différents services, afin que les agents puissent opérer en tant que de nécessaire un nettoyage complémentaire de leurs équipements de travail.

Les demandes de fournitures de protection doivent être adressées, sous couvert du chef de service à maintenance (maintenance @ sciencespobordeaux.fr) et entretien. (entretien @ sciencespobordeaux.fr)

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